Å bygge en ny kommune

Det er overveldende å prøve å få oversikt. Det kan jeg godt innrømme, sier Gro Herheim.

Hun har kort og strittende hår, svart høyhalset genser og matchende briller. Hun kjører en liten hvit Citroen. Hun er administrasjonssjef for nye Nordre Follo kommune og kommer fra stillingen som rådmann i Svelvik kommune. I baksetet sitter hennes kollegaer Elin Voksøy og Ingvild Egin, som arbeider med henholdsvis HR, og innovasjon og digitalisering, for den nye kommunen. De er på vei tilbake til arbeidsplassen i Kolbotn etter todagers workshop med de tillitsvalgte. Herheim er veldig fornøyd.

- Det mest givende i denne prosessen er å sitte og jobbe sammen. Jeg er så privilegert at jeg kan lytte til både de politiske prosessene, fagmiljøene og ledelsen. Det gir masse energi og glede!

Stjeler som ravner
Da vi våknet opp til et nytt år 1. januar 2018 var kommunekartet endret som følge av tre kommunesammenslåinger i Vestfold og en i Trøndelag. I 2020 vil 23 nye kommuner se dagens lys. Nordre Follo er en av dem.  

- Det er klart, vi stjeler som ravner av hverandre! Heldigvis er det en sterk delingskultur i Kommune-Norge og det nyter vi godt av. Vi har for eksempel tatt videre flere av erfaringene som ble gjort i nye Sandefjord, sier prosjektleder Gro Herheim.

Hennes prosjektgruppe bygger nettverk med andre i samme situasjon og har tett kontakt med både nye Kristiansand og nye Drammen.

- I sammenslåingsprosesser er det utrolig viktig å lære av hverandre. Samtidig er det like mange måter å organisere en kommune på som det finnes kommunesammenslåinger. Alle har sitt lokale avtrykk og ambisjonsnivået er ulikt, sier Herheim.

På innsiden av sammenslåingen
Som så mange andre steder ble også beslutningen om at Ski kommune og Oppegård kommune skulle slå seg sammen møtt med både begeistring og skepsis. Det skapte stor debatt. Selv tidligere utenriksminister Jan Pettersen (H) hang seg på. Han ytret seg kritisk i lokalavisa Oppegård avis. «Folk i Ski og Oppegård vet lite om hverandre», skrev han.

Mens debatten i lokalavisa har stilnet, går prosessen med sammenslåingen sin gang. Gro Herheim startet i jobben 1. september 2017. Hun fungerer som prosjektleder frem til sammenslåingen og går da over i stillingen som administrasjonssjef. 19. januar i år hadde prosjektlederne for de 14 delprosjektene som skal danne reisverket for Nordre Follo sitt første møte.

Over hele landet står nå små og store kommuner og fylkeskommuner i den spede start av sammenslåinger. Det begynte med en politisk beslutning i kommunestyret og godkjenning av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Det har blitt skrevet intensjonsavtale, nedsatt fellesnemd og ansatt prosjektleder. Men hva nå? Hvordan ser en sammenslåing ut fra innsiden?

Risko-analyser skaper latter  
Vi går tilbake i tid til der dagen til Gro Herheim startet. På møterom Buskerud på Thon hotell arena i Lillestrøm. Det er risikoanalyse som står på programmet. Stemningen er på topp. Latteren til prosjektleder Gro Herheim høres helt ut på gangen. Hun har samlet alle tillitsvalgte og hovedvernombud til en workshop.

Kollegaen, prosjektrådgiver Ingvild Egin, presenterer resultatene av den såkalte ROS-analysen, som skal kartlegge risiko og sårbarheter ved prosjektet.

- Vi må regne med at det skjer uforutsette ting underveis, sier hun.

Egin peker på figurene på lerretet med en stokk. Hun viser hva risiko i et sammenslåingsprosjekt kan være. Det kan dreie seg om arbeidsrelatert fravær og manglende involvering for eksempel. Tiltakene som er gjort går på arbeidsmiljø og omstillingsrutiner.

- For meg er manglende felles prioritering den største risikoen. Hvis fellesnemda ønsker noe, og de to kommunestyrene gir rådmennene andre oppdrag, så får vi et problem. Vi må sørge for at vi er samstemte, sier Gro Herheim til sin gruppe.

En dame rekker opp hånda. – Det er en del detaljer som er viktig for de ansatte. En del i Oppegård kommune har for eksempel fri pensjon.

Det går et «åååååååhhh» gjennom rommet. Dette var ny informasjon for de fleste.

Jobber du i en ny kommune? Sjekk ut vår nye arena for deling og læring på KS Læring

De tillitsvalgte: Vi har det gøy!
- Utfordringen er å få med seg helheten til enhver tid. Det er så mange brikker som skal på plass, sier Anita Lorentzen, hovedtillitsvalgt i Fagforbundet (LO). Hun representerer de ansatte, alt fra ordføreren til assistenter i barnehagen. Hun sitter sammen hovedtillitsvalgt i Fagforbundet Haldor Harridsleff og Marit Ravnan, hovedvernombud i Ski kommune, og diskuterer de største risikoene i sammenslåingsprosjektet.

- Vår viktigste rolle er å passe på om vi klarer å følge retningslinjer og sørge for informasjon til de ansatte, sier de.

Om det er gøy å jobbe med sammenslåing? Ja, det er kjempegøy, stemmer de i.

- Vi er så heldige som får være med å påvirke. Ingen har gjort akkurat dette før og det er veldig spennende å være med på, sier Ravnan.

Kulturforskjellene er drivstoffet 
- Det unike med Nordre Follo må være det høye ambisjonsnivået. Vi har en arbeidsform i prosjektet som er veldig prosessorientert og vi har et særskilt fokus på de ansatte, sier Herheim.

Hun understreker at det er hennes personlige oppfatning at engasjementet og entusiasmen er høy og at det er svært kompetente ansatte i både Oppegård og Ski.

- Det skyldes nok at sammenslåingen er godt forankret både faglig og administrativt, sier hun.

Hva så med kulturforskjeller? Hva er det egentlig? 

- Kulturforskjeller kan for eksempel handle om språk. Da jeg kom hit til Kolbotn snakket jeg svelviks. Nå vet jeg hva driftsfølgevirkninger betyr, forklarer Herheim.

Hun oppklarer også en misforståelse. I Nordre Follo-prosjektet ser de ikke på kulturforskjellene som en utfordring.

- Nei, slett ikke. Kulturforskjellene er jo selve drivstoffet til å skape noe nytt. Det gir energi og ambisjoner.

Selv kommer Herheim fra Re kommune i Vestfold og bor også der, men hun har hybel på Kolbotn. Hun mener det er viktig at hun er tilgjengelig og tett på.

- Kontekst er viktig, og er jeg er opptatt av å lære.

Ikke tid til lunsj 
Herheim rekker akkurat å parkere bilen og kjøpe seg en salat før hun er tilbake på arbeidsplassen på Kolben kulturhus på Kolbotn og møte med prosjektstaben starter kl. 12.

- Det er lite tid til å spise. Det er sånn vi har det, sier kommunikasjonsrådgiver Silje Stavik. Hun passer på at alle har det bra og setter frem nøtter, plommer og sjokolade på bordet.

Prosjektstaben har jobbet sammen i knappe to måneder. Møtene nå handler om å avklare roller og fordeling av oppgaver. Herheim skryter uhemmet av sine ansatte. Hun sier ting som «der har du en kvalitet jeg ønsker å bruke mer aktivt», «dine strukturelle sider trenger vi på flere områder» og «for å sove godt om natta trenger jeg at du har fokus der».

Jeg bruker hele meg 
Kommunikasjonsrådgiver Silje Stavik har jobbet i kommunen ett år etter mange år i reklamebyrå og Helsedirektoratet.

- Kommuneverdenen var helt ukjent for meg da jeg begynte og læringskurven var bratt. Jeg ble imponert over hvor utrolig flinke folk som jobber her. Kommunalt ansatte er innovative, ansvarlige og kompetente.

Kommunikasjonsplanen og tiltaksplanen er grunnleggende i arbeidet. Nordre Follos hjemmeside er det stedet med informasjon for alle.

- For oss er det de ansatte som er den viktigste målgruppen nå. Vi jobber mye med interninformasjon på nettsiden og nyhetsbrev, i tillegg til at Gro blogger. – Å tilrettelegge for  dialog og ikke bare informere er viktig, sier hun.

Stavik syns det er spennende å jobbe med kommunesammenslåing. Det er en drivkraft at arbeidet angår kommunen der hun bor med familien sin.

- Jeg får brukt hele meg i denne jobben. Kommunikasjonsfaglig er kommunesammenslåing noe av det mest spennende du kan jobbe med i forvaltningen i dag, sier Stavik.