Digitale løsninger for fjernmøter

Markedet for digitale løsninger for gjennomføring av digitale møter er stort, og det finnes mange aktører på banen. Det er knyttet mer regler og prosedyrer rundt et møte i et folkevalgt organ, enn en vanlig videokonferanse på jobb. Det er derfor viktig at den digitale løsningen som velges ivaretar lovkrav og i størst mulig grad klarer å ivareta andre hensynen. I den forbindelse har KS laget noen tips og råd for gjennomføring av digitale løsninger, basert på erfaringer med noen av produktene i markedet, som Teams, Zoom, GotoMeeting og Whereby.

Brukervennlighet

Når man skal gjennomføre et møte med mange møtedeltakere, der digitale ferdigheter varierer, er det viktig at brukervennligheten er så god som mulig, og at den enkelte møtedeltaker får en positiv opplevelse ved bruk av den digitale løsningen. Det bør derfor vurderes hvor enkelt det er å koble seg på møtet, om det er mulig å bruke andre plattformer, og om den enkelte møtedeltaker kan ta i bruk løsningen uten teknisk støtte av andre.

Språk kan også være en barriere for enkelte. Det er derfor viktig å være tilgjengelig i startfasen for å oppklare eventuelle misforståelser og problemer som den enkelte måtte støte på.

Lyd- og bildekvalitet

I midlertidig forskrift fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet åpnes det for at kommunen/fylkeskommunen kan avholde fjernmøter uten at deltakerne kan se hverandre, og at det kun stilles krav om at deltakerne må høre hverandre. De aller fleste programmene har i dag løsninger for både lyd og bilde, men der visningsinnstillingene varierer fra program til program. Enkelte har en viss grense på antall som vises samtidig, mens noen har det ikke. Her må kommunen/fylkeskommunen vurdere hva som er mest hensiktsmessig.

Opptak

En annen forutsetning som bør være på plass, er muligheten for å «ta opp» møtet, slik at møtet kan legges på kommunens/fylkeskommunens hjemmesider i etterkant.

Innkalling, opprop og avstemming

For å styrke brukeropplevelsen bør det være lett å motta innkalling til fjernmøtet gjennom valgte digitale løsning. Enkelte løsninger genererer en lenke som møtedeltakerne klikker på, andre krever innmelding i utvalgte rom. Innkalling til møtet skal sendes til organets medlemmer med rimelig varsel, slik som det står i kommuneloven §11-3.

Opprop kan gjøres på flere måter, men det er viktig at alle deltakerne får mulighet til å respondere på oppropet, enten muntlig, skriftlig eller ved bruk av andre funksjoner i programmet. Vestfold og Telemark fylkeskommune avholdt 13.mars fylkestingsmøte digitalt. Her ble oppropet foretatt av ordfører, der møtedeltakerne aktiverte mikronen på egen PC/mobil/nettbrett og svarte «ja». Lenke til videoen fra Vestfold og Telemark finner du nederst i artikkelen.

Avstemming/votering kan gjøres på forskjellige måter. Her kan møteleder henvende seg til den enkelte representant, hvor representanten svarer enten støttes/støttes ikke. Dette kan egne seg i møter med få deltakere, men er lite effektivt i store møter. En alternativ kan være å bruke chattefunksjonen ved at representantene kan skrive i chattefunksjonen om de støtter forslaget eller ikke. Enkelte løsninger har en «rekk opp hånden»-funksjonalitet, der representantene kan klikke på dette ikonet for å vise om vedkommende støtter forslaget eller ikke. Avstemmingsregler må naturligvis avklares i forkant av avstemming. Videre åpner noen løsninger for å opprette «spørreundersøkelse» i møtet, hvor man kan legge inn forslag og deltakerne kan votere.

Innlegg og talerliste

Et åpent ordskifte er grunnleggende i lokaldemokratiet, og ved fjernmøter må den digitale løsningen legge til rette for at alle kan ta ordet. Det bør derfor i forkant av eller ved oppstart av møtet avklares hvordan man tegner seg for enten innlegg eller replikk. Noen kommuner har valgt å ta i bruk chattefunksjonen, men et råd er at møteleder har en mulighet til å notere ned en talerliste. Mange løsninger åpner for at man kan sende private meldinger til møteleder. Denne metoden kan også brukes dersom man ikke ønsker å ta i bruk felleschatten.

Habilitet og inhabilitet

Selv om det er et fjernmøte skal habilitetsreglene følges. Det innebærer at dersom en folkevalgt blir erklært inhabil av det folkevalgte organet, må vedkommende frastå fra behandlingen av saken. Dette kan enkelt gjøres ved å «mute» representanten det gjelder i den konkrete saken. Dersom møteleder blir erklært inhabil bør det finnes løsninger som gjør at det er lett å dele på administrator-rettigheter som møteleder har når han/hun innkaller til møte. En annen løsning er at for eksempel møteleder og hans/hennes representant sitter i samme rom under selve møtet.

Flere kommuner har løst dette ved at ordfører og varaordfører sitter i samme rom under gjennomføringen av møtet, sammen med kommunedirektør/rådmann og utvalgssekretær.

Skjermdeling og visning av presentasjoner/forslag

Det er viktig at møtedeltakerne til enhver tid er innforstått med hvilken sak som behandles og hvilke forslag som knytter seg til den enkelte sak. Det bør derfor vektlegges i vurderingen av digital løsning, muligheten for å kunne vise presentasjoner/dokumenter for møtedeltakerne. Alternative forslag som fremmes i møtet bør også vises på skjerm for møtedeltakerne.

Gruppemøter

Underveis i møtet kan det oppstå behov for gruppemøter. Det bør være mulig å gjennomføre gruppemøter, uten å måtte koble seg av «hovedmøtet». Enkelte løsninger, som for eksempel Zoom har en funksjonalitet som heter «Breakout rooms» - her kan man opprette antall breakout rooms etter antall grupper som har behov for møter. I Microsoft teams kan man opprette egne team til hver enkelt partigruppe og legge til de respektive medlemmene der. 

Møteoffentlighet

Forskriften som kom 13.mars gir også adgang til å avholde fjernmøter selv om kommunen/fylkeskommunen ikke har løsninger som gir allmennheten tilgang til møtet. Møteoffentlighet bør imidlertid tilstrebes. Her er det litt ulikt hva de enkelte digitale løsningene kan tilby. Noen, som for eksempel Microsoft Teams, kan lage en «publikumslenke» til møtet, så allmennheten får tilgang. Andre løsninger, som for eksempel Zoom, har ikke dette, men man kan invitere observatører til møtet inn og deretter «mute» disse.

Vestfold og Telemark: http://vtfylke.nett.itum.tv/?archive=on

Lillehammer: https://lillehammer.kommunetv.no/no/archive/58

Les mer om fjernmøter