KS er arbeidsgiverorganisasjon for samtlige kommuner og fylkeskommuner, med unntak av Oslo kommune. Som arbeidsgiverorganisasjon lager KS lønns- og personalstatistikk om ansatte i kommunesektoren, samt kostnadsberegninger knyttet til sentrale og lokale lønnsoppgjør. Derfor samler KS inn lønns- og personalopplysninger om samtlige ansatte i kommuner, fylkeskommuner eller andre virksomheter som er en del av KS’ eller KS Bedrifts forhandlingsområde. Data for Oslo kommune er også med, selv om Oslo ikke er en del av KS’ forhandlingsområde. Dette for at KS skal kunne lage tall for hele kommunesektoren til Teknisk beregningsutvalg (TBU), samt andre statistikkformål.
Tallene brukes også i KS’ arbeid som interessepolitisk aktør og utviklingspartner for kommunene.
Hva er PAI-registeret?
PAI-registeret er et register med lønns- og personalopplysninger om samtlige ansatte i kommunal sektor. Alle data samles i en egen database, kalt PAI-registeret. PAI står for personaladministrativt informasjonssystem. Det finnes årganger av PAI-registeret tilbake til 1985.
Data i PAI-registeret er på individnivå. Det vil si at for hver enkelt ansatt inneholder registeret navn og fødselsnummer, samt opplysninger om lønn, type stilling, arbeidstid, arbeidssted, utdanning, og en rekke andre opplysninger som er relevante for å lage statistikk som KS og andre bruker. For en nærmere forklaring av hver enkelt variabel i registeret. Se B-rundskriv 200 under her:
Lønns- og personalopplysningene i PAI-registeret kan samles inn og behandles som beskrevet i denne redegjørelsen fordi «er nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål», som er et av kravene i den nye personvernlovgivningen fra 2018.
KS samler ikke inn sensitive personopplysninger, som for eksempel fagforeningsmedlemskap.
Hvordan samles data inn? Og hvordan lagres data?
Data til PAI-registeret samles inn ved at hver enkelt oppgavegiver laster opp data på en opplastingsportal på KS.no. Overføringen av data er kryptert. Alle data i registeret lagres på en egen server. Det er denne serveren som er PAI-registeret.
Kobles data mot andre registre?
Data i PAI-registeret kobles ikke mot andre registre på personnivå. Derimot kobles data i registeret mot andre åpne registre. Dette kan for eksempel være Enhetsregisteret, eller datasett lastet ned fra SSB.no. Slike koblinger gjøres til analyseformål. For eksempel å finne hvilken næringskode grupper av ansatte tilhører.
Ved noen tilfeller har data, til forskningsformål, blitt koblet mot andre registre på personnivå. I slike tilfeller er koblingen gjort av SSB. Data har deretter blitt anonymisert før det har blitt sendt den aktuelle forskningsinstitusjonen. SSB sletter deretter data de har mottatt fra KS.
Hva brukes PAI-registeret til?
Data fra PAI-registeret brukes til en rekke ulike formål. Under er det beskrevet hva opplysningene brukes til, hvem som har tilgang til opplysningene, samt i hvilken form opplysningene publiseres eller gis til tredjepart.
Lønnsstatistikk til sentrale forhandlinger
Hvert år gjennomføres det sentrale lønnsforhandlinger i kommunal sektor. Forhandlingene føres mellom KS på arbeidsgiversiden, og LO, Unio, YS og Akademikerne på arbeidstakersiden. For at partene skal ha en felles forståelse av tallgrunnlaget det forhandles om, er det opprettet et partssammensatt utvalg der både KS og forhandlingssammenslutningene er representert. Det Tekniske Beregnings- og Statistikkutvalget for Kommunesektoren (TBSK) utarbeider årlig en rapport med lønnsstatistikk som brukes av partene under de sentrale lønnsforhandlingene. Alle tallene i TBSK-rapporten er basert på data fra PAI-registeret.
Data fra PAI-registeret danner også tallgrunnlaget som benyttes under sentrale lønnsforhandlinger i Hovedtariffavtalen for energiselskaper og datterselskaper med selvstendig medlemskap i KS Bedrift, samt Hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter (Bedriftsavtalen). Lønnsstatistikk for ovennevnte tariffområder publiseres årlig i TBSK-rapporten og BEKS-rapporten (lønnsstatistikk for e-verk), og ligger åpent tilgjengelig på KS.no eller KSBedrift.no.
KS har en egen statistikkavtale med forhandlingssammenslutningene. Avtalen går ut på at organisasjonene mottar deler av registeret i anonymisert form. Det vil si at fødselsnummer er erstattet med et tilfeldig nummer. Statistikkavtalen sier at videreformidling av data kun kan skje gjennom statistikk og analyser for grupper hvor enkeltpersoner ikke kan identifiseres (minst 5 personer pr. gruppe). Utleverte data skal heller ikke danne grunnlag for forretningsmessig virksomhet.
Konsekvensberegninger ved sentrale lønnsoppgjør
Lønnsoppgjørene i kommunal sektor følger «frontfagsmodellen». Data fra PAI-registeret danner grunnlaget for konsekvensberegninger som gjøres ved sentrale lønnsforhandlinger der målet er å fordele midlene på en slik måte at alle parter kommer til enighet, samt å holde seg innenfor en ramme indikert av «fronfagsmodellen».
Lønns- og sysselsettingsstatistikk på ks.no og til kommuner/fylkeskommuner
I tillegg til lønnsstatistikk for ulike tariffområder, lager og publiserer KS også lønns- og sysselsettingsstatistikk om hele kommunesektoren. Oslo kommune er også med i denne statistikken. Fram til 2013 ble statistikk publisert i en skriftlig publikasjon. Fra og med 2014 har KS publisert lønns- og personalstatistikk på KS.no.
KS lager også lønns- og sysselsettingsstatistikk som den enkelte kommune/fylkeskommune kan bestille. Slik statistikk brukes til ulike formål, blant annet som statistikkgrunnlag ved lokale lønnsforhandlinger i den enkelte kommune/fylkeskommune.
Interessepolitisk arbeid
Data fra PAI-registeret brukes også av KS i det interessepolitiske arbeid. For eksempel ved endringer i regelverk eller innføring av bemanningsnorm, brukes data i PAI-registeret til å kostnadsberegne eventuelle endringer.
Som en del av KS’ interessepolitisk arbeid samles det også inn opplysninger om sykefravær. Opplysningene brukes til å lage statistikk blant annet på ks.no og til kommuner, fylkeskommuner og i KS’ arbeid som utviklingspartner for kommunene.
Statistikk til andre
KS lager statistikk på bestilling til ulike institusjoner/virksomheter. Dette kan for eksempel være departementer, forskningsinstitusjoner eller konsulentselskaper. Som hovedregel skal det da være minst 10 (unntaksvis 5) årsverk innenfor hver gruppe, slik at opplysninger ikke kan føres tilbake til enkeltpersoner.
Til forskningsinstitusjoner gis data unntaksvis ut på individnivå. I slike tilfeller er data anonymisert, det vil si at fødselsnummer er erstattet med et tilfeldig nummer.
Sammenstilling og utlevering av lønns- og personaldata til en annen behandlingsansvarlig enn PAI-registeret, som skal benytte opplysningene til arkiv-, forsknings- eller statistikkformål vil etter personvernlovgivningen anses som forenlig viderebehandling. PAI-registeret som utleverer opplysningene trenger dermed ikke et særskilt behandlingsgrunnlag for utleveringen. Ved utlevering av lønns- og personaldata vil PAI-registeret sørge for at utleveringen er omfattet av nødvendige garantier i tråd med lovgivningen bl.a. ved at opplysningene blir anonymisert, og at det ikke blir utlevert flere opplysninger enn det som er nødvendig for formålet (dataminimering).
Det utleveres ikke personopplysninger til mottakere utenfor EØS-land.
OU-kontingent og uravstemning
Ved beregning av OU-midler avsettes 0,24 prosent av grunnlønnsmassen per 1. desember foregående år i KS-området. Grunnlønnsmassen beregnes basert på lønnsdata i PAI-registeret. For å beregne riktig OU-kontingent er det nødvendig at samtlige ansatte i kommunal sektor er inkludert i beregningen.
OU-midler
Ved uravstemning anses en tariffavtale som vedtatt hvis JA-stemmene utgjør minst 1/3 av de avgitte stemmene fra medlemmene, og ansatte hos JA-stemmene utgjør minst halvparten av de ansatte hos avgitte stemmer. PAI-registeret legges til grunn ved beregning av resultat av uravstemningene.
Historisk statistikk
Data i PAI-registeret går tilbake til 1985. Opplysningene kanbrukes til å lage historisk statistikk om ansatte i kommunal sektor over en lang tidsperiode.
Retten til innsyn
Personene som omfattes av data som samles inn til PAI-registeret blir ikke informert om dette utover ovennevnte generelle redegjørelse.
Det følger av personopplysningsloven at retten til innsyn normalt ikke gjelder for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål, så langt «det vil kreve en uforholdsmessig stor innsats å gi innsyn» eller «innsynsrett sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås».
Retten til retting og begrensning av behandling etter personvernlovgivningen gjelder normalt ikke for behandling for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål.
Personvernerklæring
