Refusjon av ordinære OU-tilsagn
Når man har søkt om og fått tilsagn om støtte fra OU-midlene må man sende inn refusjonskrav innen utløpsfristen på tilsagnet. Har vi ikke mottatt refusjonskrav innen fristen, eller ikke fått beskjed om forsinkelse i gjennomføringen av tiltaket, vil tilsagnet tilbakeføres til OU-fondet.
Det skal ikke sendes faktura til KS for OU-midlene. Det er veldig ofte differanse mellom tilsagnsbeløpet som fakturaen baserer seg på og det beløpet som er refusjonsberettiget. Derfor kan vi ikke føre fakturaene inn i regnskapet vårt. Det skal i stedet fylles ut skjema for anmodning om utbetaling av OU-midler.
For å sikre rask behandling av refusjonskravet er det viktig at:
- man bruker riktig skjema. Har man et tilsagnsbrev skal man velge «Ordinære OU-tilsagn» inne i skjemaet.
- man fyller ut feltet for tilsagnsnummer/saksnummer på riktig måte. I dette feltet skal man skrive inn det som er vår referanse i tilsagnsbrevet, men uten dokumentnummeret. Er vår referanse 21/12345-1 så skal man skrive inn 21/12345 i dette feltet.
- organisasjonsnummer er kommunen/fylkeskommunen/virksomhetens organisasjonsnummer, og ikke evt. enhets organisasjonsnummer.
- kontonummer er kommunen/fylkeskommunen/virksomhetens kontonummer, og ikke evt. enhets kontonummer.
- faktura og bilag til faktura er vedlagt skjemaet.
- fakturaene er spesifisert slik at det er lett å se hva det gjelder,
- fakturaene og kopi av tilsagnsbrev sendes inn som en pdf sammen med skjemaet.
Er man i tvil om noe når man fyller ut skjemaet kan man trykke på
. Der finner man mer informasjon om de enkelte feltene.
Ved utbetaling på ordinære tilsagn vil utbetalingen være merket med OU og tilsagnsnummeret som utbetalingen refererer seg til, som f. eks: OU-19/00190.
Normal behandlingstid for refusjonskrav er 3-4 uker. Ved årsavslutning må vi ha mottatt refusjonskravene senest 1. desember for å være garantert at utbetalingen kommer med på regnskapsåret.
OU-midlene refunderer ikke mva. Den får kommunene og fylkeskommunene refundert via ordningen med momsrefusjon for kommuner og fylkeskommuner.
Refusjon av forhåndsgodkjente kurs
Vi har forenklet rutinen for refusjon av deltakeravgift på forhåndsgodkjente kurs. Dette gjelder dagskurs. Hvilke kurs dette gjelder vil fremkomme hos kursleverandøren. For disse kursene skal man bare søke om refusjon.
Denne rutinen gjelder ikke studier, som f.eks prosessledelsestudiet, helseledelse i regi av Høgskolen i Innlandet eller deltakeravgift på forskjellige lederutviklingsprogam. Når det gjelder disse må det søkes om støtte fra OU-midlene på vanlig måte, i forkant av oppstart.
I de tilfeller hvor det avholdes kurs hos kommunene og kursholder fakturerer honorar og reise- og oppholdsutgifter, må det på vanlig måte søkes i forkant om støtte til ekstern aktør.
Rutine for refusjon av deltakeravgift ved forhåndsgodkjente kurs:
- når man har mottatt faktura for kursavgiften kan den ansvarlige i kommunen, fylkeskommunen eller virksomheten søke om refusjon av kursavgift
- faktura for kursavgiften må lastes opp i skjemaet. Viktig! Vi refunderer ikke kursbekreftelser.
- er det flere deltagere fra kommunen på et kurs, skal det sendes inn ett samlet refusjonskrav for alle deltakerne
Ved refusjon av forhåndsgodkjente kurs vil utbetalingen fra oss være merket med OU og referansenummeret fra skjemaet som utbetalingen refererer seg til, eks: OU-YEG7KI.
NB! Oslo kommune kan ikke søke om refusjon fra OU-fondet som administreres av KS. Oslo kommune har et eget OU-fond.
Her kan du laste opp skjema for refusjon av OU-midler