Brev til kommunene om oppfølging av bekymringsmeldinger i Visma Familia

Brevet fra Bufdir og KS er sendt til alle landets kommuner og er underskrevet av Hege Nilssen, direktør Bufdir og Kristin Weidemann Wieland, områdedirektør KS. 

Les brevet fra Bufdir og KS her

Barneverntjenestens hovedoppgave er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan
skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Det at
bekymringsmeldinger kommer frem og blir behandlet til rett tid er avgjørende i dette arbeidet.
Det viktigste formålet med oppfølgingen av denne saken er derfor å rette svikten for å hindre at
liknende feil skjer igjen, og å forsøke å finne ut hvilke barn eventuelle manglende meldinger
gjelder. I tillegg vil Bufdir samle informasjon om oppfølgingen til bruk i nasjonal oversikt over
omfang og oppfølging.

Spørsmål og svar om mottak av bekymringsmeldinger

Det er viktig å understreke at feilen som er avdekket IKKE gjelder den nasjonale portalen for
bekymringsmeldinger. Det er trygt å bruke nasjonal portal for bekymringsmeldinger, og vi
oppfordrer kommunene til å fortsette å bruke den. Her får den som ønsker å melde god veiledning
og gjør det enkelt å melde, uavhengig av bosted og hvilken rolle man har overfor barnet. Dette har
bidratt til langt bedre kvalitet i meldingene som kommer inn, og dermed gjort det enklere for
barnevernstjenesten å ta tak i situasjonen rundt det enkelte barn.

KS har laget løsningen på oppdrag fra Bufdir, og de har ansvaret for drift, videreutvikling og
avtaler/dialog med kommunene som bruker løsningen. KS har inntil videre endret praksis med å
slette bekymringsmeldingene etter 14 dager (som gjøres grunnet personvernreguleringer).
Meldinger vil nå ikke bli slettet før det er verifisert at alle kommuner som bruker Visma familia har
rettet feilen i sine fagsystem.

Retting av svikten
Alle kommuner bør umiddelbart undersøke om de er berørt av svikten. Bufdir og KS oppfordrer
kommuner som er, eller kan være berørt, til raskt å gjennomføre de tiltakene som Visma har
anbefalt i brev og veiledning som er sendt ut til alle aktuelle kommuner. Alle kommuner som
bruker Visma Familia bør umiddelbart benytte seg av følgende tiltak som er iverksatt av Visma og
KS:

- Visma gjort en ny versjon av programvaren tilgjengelig for kommunene som har Visma
Familia og har laget en informasjonspakke med veiledning om hva kommunene nå må
gjøre. De stiller supportpersonell til rådighet for å sikre at kommunene får nødvendig
veiledning. Når kommunene har gjennomført oppgraderingen, gir dette en økt trygghet for
at feilen ikke oppstår på nytt på samme måte.
- Visma bistår kommunene med å finne frem i logger fra Visma Familia. Loggene vil vise
antall meldinger, og tidspunkt de er sendt/mottatt.
- KS kan også bistå kommunene med å finne fram i kommunens logger fra Nasjonal portal
for bekymringsmelding, slik at antall og tidspunkter kan sammenlignes.
Dersom kommunen har fått verifisert at meldinger er borte, vil det være aktuelt å gå ut til
publikum med informasjon om hvilke tidspunkter dette har skjedd, og be om at aktuelle
bekymringer meldes på nytt.

For å unngå liknende hendelser i fremtiden, er det viktig at kommunene har gode systemer for
internkontroll. KS vil arrangere et webinar tidlig i neste uke, hvor temaet blir erfaringsdeling og mulige tiltak som kan gjøres i den enkelte kommune for å styrke kontroll og oversikt over meldinger til og fra
fagsystemet.

Rapportering fra kommunen for å etablere nasjonal oversikt over omfang og tiltak
Det er behov for en nasjonal oversikt over omfanget av svikten og tiltak som er iverksatt for å
forsøke å innhente tapt informasjon. Bufdir vil utarbeide en slik oversikt, og trenger informasjon
fra kommunene i dette arbeidet.

Bufdir ber derfor kommunenes barnevernstjeneste om å fylle ut et kort spørreskjema så snart som
mulig og senest innen 15. juni kl. 12.00. Bufdir understreker at dette gjelder alle kommuner,
uavhengig av om kommunen er berørt eller ikke, og hvilket fagsystem kommunen i dag bruker.