Publisert: 10.02.2023

Det gjelder nasjonal portal for bekymringsmeldinger, barnevernsfaglig kvalitetssystem (BFK), ny innrapporteringsløsning til staten og digitale innbyggertjenester.

Anskaffelse av fagsystem for å ta ut gevinstene

Kommunene må derfor utlyse konkurranse, gjennomføre anskaffelse og innføre nytt fagsystem som støtter disse felles-løsningene. Kommunene må sette egne mål for kvalitetsløft av barnevernstjenesten og legge planer for hvordan gevinstene av nye digitale løsninger skal tas ut i praksis.

blobid0.pngIllustrasjon som viser sammenhengen mellom de nasjonale løsningene og fagsystemet.

Per i dag finnes det to fagsystem i markedet, som begge vil støtte de nasjonale løsningene:

Erfaringsdeling fra de som er i gang

Både de nasjonale løsningene og de nye fagsystemene er løpende i utvikling og på noen områder ennå ikke ferdige. Det er derfor ingen kommuner som har kunnet implementere eller ta i bruk alle de nye digitale løsningene. Et fåtall av kommunene har gjennomført anskaffelse og innført nytt fagsystem. De øvrige kommunene som er kommet lengst i arbeidet har brukt tiden til å etablere samarbeidsprosjekter med andre kommuner, fått på plass interne ressurser, og planlagt for gjennomføring av anskaffelsesprosess og innføringsprosjekter i 2023.

KS legger til rette for erfaringsdeling på tvers av kommunene gjennom webinarer og dialog med de regionale digitaliseringsnettverkene. Nedenfor finner du en oversikt over webinarene med lenker til opptak og korte beskrivelser av hvilke tema vi har adressert. Du finner også lenker til flere eksempler på konkurransegrunnlag og kravspesifikasjoner som ulike kommuner og kommunesamarbeid har utarbeidet til nå.

Gode råd til kommunene i anskaffelse og innføring av nytt fagsystem

  • Organiser arbeidet som et prosjekt med dedikert prosjektleder og bred involvering av ressurser fra både barnevernet, IKT, arkiv, økonomi og andre berørte i kommunen.
  • Samarbeid gjerne med andre kommuner i anskaffelse og innføring av nytt fagsystem. Spesielt relevant der hvor det allerede er etablerte barnevernssamarbeid, innkjøpssamarbeid, IKT-samarbeid e.l. per i dag.
  • Kartlegg og beskriv hva som er kommunens behov – dette danner grunnlaget for målene i prosjektet, kravene i konkurransegrunnlag og anskaffelse, og i oppfølging i etterkant.
  • Involver ansatte i barnevernet både i behovsbeskrivelser, som prosjektressurser, som superbrukere, innføringsansvarlige og gevinster-/resultatansvarlige.
  • Sett tydelig mål for prosjektet og beskriv hvilke gevinster som skal følges opp og realiseres når nytt fagsystem og digitale løsninger er på plass.
  • Planlegg for organisatoriske endringer – innføringen av nye digitale løsninger vil påvirke rutiner og åpne opp for nye måter å jobbe på.
  • Avdekk behov for å rydde i arkiv eller andre systemer før innføring av nytt fagsystem.
  • Bruk nok tid på opplæring før og underveis i innføringen.
  • Gjennomfør testmigreringer for å avdekke feil før innføring av nytt system, helst med reelle data.
  • Vær tydelig på hvem som har ansvar for å forvalte anskaffelsen. Sørg for at det er tydelig hvem som har ansvar for gevinstrealisering, videre kvalitetsutvikling i barnevernet, og hvordan fagsystem og digitale løsninger skal følges opp videre.

Opptak fra webinarer

Vi har trukket frem tre webinarer hvor kommuner og kommunesamarbeid har delt sine erfaringer med anskaffelse og innføring av fagsystem. I disse webinarene får du blant annet høre om:

  • verdien av å samarbeide med andre kommuner
  • behov for et fagsystem som dekker mer enn bare barnevernstjenesten
  • hva man bør planlegge for i innføringen av et nytt fagsystem
  • hvordan jobbe godt med behovskartlegging opp mot en anskaffelse
  • hvordan planlegge for et kvalitetsløft og en større organisatorisk endring
  • hvordan jobbe med gevinstrealisering

Klikk deg inn på lenkene under for å lese mer og se opptak fra webinarene:

Gevinster av å samarbeide, ved IKT Orkidé samarbeidet på Nordmøre

Å planlegge for endring, ved Digbart-prosjektet i Trondheim kommune

Å vite hva som er viktig for oss, ved Ullensaker kommune

For flere opptak fra webinarer, blant annet om innbyggertjenester, se oversikt over webinarer høsten 2022.

Eksempler på konkurransegrunnlag og kravspesifikasjoner

De kommunen som har gjort seg erfaringer med utarbeidelse av konkurransegrunnlag og kravspesifikasjoner peker på et stort behov for å jobbe tverrfaglig med dette, og sikre god forståelse av og eierskap til kravene som settes: Både for å sikre at kravene som stilles i anskaffelsen er i tråd med de målene som kommunen har satt seg for digitalisering og kvalitetsløft i barnevernet, og for at kommunen skal kunne evaluere tilbud og følge opp leveransen på en god måte.

KS ser at behovet til kommunene er ganske ulike. Derfor vises det ikke til et standard konkurransegrunnlag eller en felles nasjonal kravspesifikasjon for anskaffelse av nytt fagsystem. I stedet vises det til eksempler og erfaringer fra kommuner. Nedenfor følger noen eksempler på konkurransegrunnlag og kravspesifikasjoner som kommuner og kommunesamarbeid har utarbeidet til nå.

  • Sarpsborg kommune
    Et caseorientert konkurransegrunnlag. Gjennomført anskaffelse uten forhandling høsten 2022.
  • Lillestrøm kommune
    Kravspesifikasjon. Har gjennomført markedsdialog og gitt begge leverandørene mulighet til å spille inn på utforming av konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon i forkant av konkurranseutlysningen.
  • Ullensaker kommune
    Kravspesifikasjon //lenke til dokument som er lastet opp brukt i anskaffelse høsten 2022. Har valgt leverandør og tatt i bruk nytt fagsystem oktober 2022.
  • IKT Orkidé samarbeidet på Nordmøre
    Et konkurransegrunnlag kunngjort som veiledende per desember 2022 med planlagt gjennomføring av anskaffelse i januar 2023.
    Anskaffer på vegne av 9 kommuner på Nordmøre.
  • DigiBarnevern-kommunene
    Konkurransegrunnlag som ble brukt i anbud i 2021 for å velge leverandør som kunne utvikle nytt fagsystem. Et mer omfattende konkurransegrunnlag med grundige beskrivelser av brukerbehovene.

For flere eksempler anbefaler vi å  ta kontakt digitaliseringsnettverket i din region eller gjøre et søk på kunngjøringsportalen Doffin.no (f.eks søke på ‘fagsystem barnevern’).