Fysiske møter eller fjernmøter i folkevalgte organer

Folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter. Kommuneloven har regler for saksbehandlingen, herunder møter, i folkevalgte organer. Hovedregelen er at slike møter skal holdes slik at de folkevalgte sitter i samme rom.

Den nye kommuneloven som ble vedtatt i Stortinget i 2018, utvider adgangen til å ha fjernmøter. Et fjernmøte er et møte hvor deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler like vel kan se, høre og kommunisere med hverandre i sanntid. Dette åpner opp for at folkevalgte som har lang reisevei eller av andre årsaker ikke kan delta i et fysisk møte, like vel kan delta i møtet. Den teknologiske utviklingen og samfunnsutviklingen ellers gjør også at det kan være gode grunner til å ha fjernmøter.

Kommunestyret eller fylkestinget kan beslutte at folkevalgte organer i kommunen eller fylkeskommunen skal ha adgang til å avholde møter som fjernmøter, og så er det opp til det enkelte organ å beslutte dette i det konkrete tilfellet. Også kommunestyret og fylkestinget selv kan avholde sine møter som fjernmøter om de ønsker det.

Når møteleder sender ut innkalling til møtet, bør det framgå av innkallingen om dette er et fjernmøte eller et fysisk møte. Dersom det innkalles til fysisk møte, plikter alle representantene å møte fysisk opp i møtelokalet, med mindre det foreligger gyldig forfall. Dersom det foreligger gyldig forfall innkalles vararepresentant. I slike møter er det ikke anledning til å delta digitalt.

Dersom det innkalles til fjernmøte i det folkevalgte organet, møtes ikke representantene i et fysisk møterom, men kobler seg opp på det digitale møterommet. Det er en forutsetning at alle kan se, høre og kommunisere med hverandre under hele møtet, og at saksbehandlingsreglene ellers er ivaretatt. Et møte som skal lukkes etter kommunelovens bestemmelser kan ikke holdes som fjernmøte.

Er det så anledning til å åpne for at enkeltrepresentanter kan delta digitalt, mens de øvrige er til stede i møterommet? Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i brev til Asker kommune lagt til grunn at det er anledning til dette, forutsatt at de særlige regler for fjernmøter overholdes. Det er et krav at alle representantene skal kunne se og høre hverandre, og de skal kunne kommunisere. Saker som skal unntas offentlighet, kan ikke behandles i slike møter. Når slike saker skal behandles, må møtet holdes som et fysisk møte.

I praksis kan avviklingen av slike møter reise en rekke spørsmål som det er behov for å avklare. Bestemmelsen i kommuneloven åpner for at det kan gis forskrift til denne bestemmelsen. Slik forskrift er foreløpig ikke gitt.