Ringerike kommune er med i Tørn: - Godt partssamarbeid er en avgjørende suksessfaktor

Ringerike kommune har vært med i Tørn siden høsten 2021. Som én av fire kommuner, ble de med i den andre piloten i Tørn som omhandler organisering av arbeidet og arbeidstiden – gjennom nye verktøy og prosesser for å skape heltidskultur.

Kommunen fikk i oppgave å sette av tid til å jobbe med mål og aktiviteter gjennom hele pilotperioden og velge to avdelinger hvor forsøkene kan gjennomføres. Hvelven omsorgssenter var et av de som ønsket å bli med i Tørn-prosjektet, og en lokal partssammensatt prosjektgruppe ble etablert. Her har ny periodeplan og langvakter i helgene blitt prioritert det siste året, med fokus på kvalitet og kontinuitet i tjenestene. De ansatte har nå større mulighet til å planlegge og tilpasse turnusen sin selv.

- Kommunen har jobbet aktivt og systematisk med heltidskultur i mange år og opparbeidet oss en forståelse og verdifull innsikt på det området. Vi har også hatt et godt etablert partssamarbeid på overordnet nivå og prosessverktøy for å jobbe med heltidskulturprosesser. Det handlet om å ta med disse prosessene i Tørn-prosjektet og bredde det ut i nye avdelinger, forteller prosjektleder for Tørn, Kristin Akre-Hansen.

Fra kartlegging til muligheter i heltidskulturarbeidet

Det har vært mye innsikt og kartlegging som har vært i fokus i dette endringsarbeidet. For eksempel har de diskutert hvor avdelingene står i forhold til andel heltid, gjennomsnittlig stillingsstørrelse og innleie av vikarvakter.

Alle disse faktorene har skapt en forståelse og innsikt i hva de vil vekk fra og skapt en forståelse for forbedringspotensialet som ligger frem i tid. De har også sett på og kartlagt handlingsrommet og rammene de jobber rundt i hver avdeling. Det som ligger i handlingsrom er for eksempel forbedring av arbeidsoppgaver/arbeidsprosesser. Det kan også være utvikling av ny arbeidsrytme, oppgavefordeling og ressursfordeling som svarer til målene satt for enheten.

Prosjektlederen forteller at involvering, tillit og godt samarbeid har vært avgjørende for å få ansatte til å like endringer.

- Lederne, tillitsvalgte og verneombud må tro på prosessen, i tillegg til at vi har av-sjekk med personalgruppen. Medarbeiderne har også fått si noe om hva som kjennetegner den gode vakten og hva de har av innspill om nye arbeidstidsordninger, forteller Akre-Hansen.  

Ønskene har de samlet i en ordsky.  

Prosjektlederen mener det er viktig å få frem fremtidsperspektivet for de som mener at deltidskultur er akseptabelt særlig for de ansatte på lang sikt. Særlig med tanke på utfordringsbildet med en økning i helsetjenester og færre folk til å yte disse tjenestene.

- For å møte disse utfordringene, må vi ha en heltidskultur slik at vi kan bemanne og yte gode helsetjenester i fremtiden. Og det er her kulturutviklingen er viktig. For heltidsarbeidet er et kulturutviklingsprosjekt mer enn det bare er å øke stillingsstørrelser, sier hun. 

Grunnturnus til periodeplan

I omsorgssenteret er det i dag ordinære vakter på ukedager og langvakter på helg kombinert med ordinærvakter. Her har de gått fra tradisjonell grunnturnussom rullerer til en fleksibel periodeplan i to perioder – fra januar til september og fra september til slutten av året. Perioden fra de startet i Tørn i september 2021 til mars gikk ut på å kartlegge og få innsikt.

- I heltidskulturarbeidet er utvidet ledergruppe som vi kaller det – inkludert tillitsvalgt og verneombud – kjernegruppa som jobber med dyp forståelse og innsikt på hva deltidskulturen har av konsekvenser. Det er med disse at vi klarer å skape en forståelse for hva heltidskultur er, hva det innebærer og hvilke praktiske konsekvenser det får for turnusen i siste instans, forteller prosjektleder for Tørn, Kristin Akre-Hansen.

Og omsorgssenteret kan vise til gledelige resultater. Siden de startet med ny turnus i mars 2022 har andelen heltid i bofellesskapet økt fra 0% fra september 2021 til 40% gjennom Tørn-prosjektet.

Gevinster og suksesskriterier

Etter ny turnusplan og overgang til periodeplan, har de ansatte nå muligheten til å påvirke egen arbeidshverdag og komme med egne ønsker. Periodeplanen er dermed et resultat av ønskene som legges inn i «Min arbeidsplan» og skal svare ut behovene der. Etter ansattes ønsker og kapasitet, har de sett på bemanningsplanen og lagt opp vaktlengder etter hva driften tillater.

- Vi har gått fra å snakke om helgefrekvens til å snakke om helgetimer. Helgefrekvensen er lagt opp for å sikre at vi ikke har vakante stillinger i helg. Kort sagt skal alle timene som jobbes på helg «eies» av noen som jobber her. Kvaliteten er sånn sett vesentlig høyere nå, og vi får tilbakemeldinger om at det er enklere å jobbe helg nå enn det var for et år siden, forteller avdelingsleder Marte Herrman.

Fra 12,5 til 14 timers langvakter i helgene

Opprinnelig hadde omsorgssenteret en bemanningsplan som la opp til å jobbe 12,5 timers vakter på langvakter i helgene. Da var det få som fikk lange vakter. Plasstillitsvalgt i Fagforbundet Kari-Mette Jakobsson foreslo å løse dette ved å innføre 14 timers vakter, med en pause på 1,5 timer midt på. Det var etter ønske og innspill fra medarbeiderne at de fikk en ordning på plass.

- Ved å strekke ut vakten fra for eksempel kl. 08.00 – 22.00 var ansatte delaktig hele dagen. Så var det heller pause på midten der det var rom for det, forteller avdelingsleder for bofellesskap, Marte Herrman.

Plasstillitsvalgt Mari-Mette Jakobsson legger til at det er stor tilfredshet med denne måten å jobbe på.

- Langvakter er det få som er misfornøyde med. Det virker som det er litt mer utfordrende med ny periodeplan, men det tror jeg blir bedre nå som vi har lært å bruke det digitale verktøyet «Min arbeidsplan» og kan legge inn egne ønsker i forhold til vakter, opplyser Jakobsson.

Godt partssamarbeid og kulturmodning

Samtidig er det noen fallgruver som de har opplevd, og som det er viktig å være oppmerksom på underveis i prosessen.

- En utfordring som vi har tatt lærdom av, er at forandring er mer tidkrevende enn man i utgangspunktet tenkte. Vi trodde for eksempel at vi hadde informert godt nok om ny turnus, men det er selvsagt individuelt hva som er godt nok. I dag har vi kontroll på tid og forståelsen er mye større nå enn for et halvt år siden, forteller avdelingsleder Herrman.  

Prosjektleder Akre-Hansen peker på at en av grunnene til at de har fått til gode resultater er måten de har møtt utfordringene på.

- Det viser at det har vært mulig, uansett utfordringene. Det at du gjør gode endringer på en avdeling, gjør at resten av organisasjonen, med andre funksjoner, også må endre seg og forholde seg til en ny virkelighet. Det handler om en kulturmodning i en organisasjon som stadig er i endring. Ikke bare på den avdelingen det gjelder, men på alle nivå og funksjoner i hele organisasjon, utdyper Aker Hansen.

På spørsmål om hva slags anbefalinger de vil gi andre kommuner som skal i gang med dette arbeidet, svarer de at det er avgjørende med både en prosjektleder som holder i det og heldagssamlinger for å sikre en kontinuitet i prosessen.

- Partssamarbeidet er en kritisk suksessfaktor. Det er særlig viktig å ha med både tillitsvalgt og verneombud kontinuerlig i denne prosessen, sier hun.

Avdelingsleder Marte Herrman legger til at prosjektleder også er viktig å ha med.

- Ha alltid en prosjektleder som setter av tid og holder i det fra start til mål. Vi hadde aldri blitt ferdige uten en prosjektleder som holder i det. Så må man huske på at dette også er et modningsarbeid, anbefaler Herrman.

Prosjektlederen nikker bekreftende og fortsetter;

- Det er utrolig viktig at de som jobber med dette klarer å ha en kontinuitet i det arbeidet. Det vi begynte med var små møter på bygget, men fant ut at det var bedre med heldagssamlinger. Der fikk vi prioritert viktige beslutninger. Vi hadde ikke kommet så fort i mål og kommet dit vi skulle i mars hvis vi ikke hadde gjort det på den måten, avslutter Akre-Hansen.